М.А. Кокурина, юрист

Штатное расписание: творим самостоятельно

Оштрафовать фирму за отсутствие штатного расписания нельзя: это не нарушение трудового или налогового законодательства. Ведь обязанность иметь такой документ прямо в Трудовом кодексе не прописана. Хотя фраза «в соответствии со штатным расписанием» там все же содержитс яст. 57 ТК РФ . Кроме того, этот документ не является первичкой, необходимой для признания расходов в налоговом учете. Почему же интернет-форумы пестрят обсуждениями о том, как его заполнить? Да и к нам в редакцию с подобным вопросом читатели обращаются довольно часто.

Зачем нужно штатное расписание

ОБМЕН ОПЫТОМ

КАМИН Александр

Главный бухгалтер, г. Москва

“ До чего живуче наше советское наследие, где штатное расписание, наряду с печатью и сметой, считалось основой финансовой самостоятельности учреждения: «...оклады по штатному расписанию и с учетом соотношений численности руководителей, специалистов и служащих...».

Может, в бюджетной сфере контроль слабоват, поэтому без штатного расписания там и не обойтись. Но в работающих ради прибыли коммерческих компаниях самое главное - это сэкономить и проконтролировать. Если фирма небольшая, то руководитель поименно знает, кто, как и за что работает. В средней и тем более крупной компании отчеты по кадрам такие бывают, что типовое штатное расписание, как говорится, и рядом не лежало.

Так что сами думайте: иметь вам штатное расписание или не иметь. Я отвечаю так: «В нашей организации такого документа нет! »” .

На самом деле полное, правильно составленное штатное расписание обобщает сведения о численности и структуре персонала организации и расходах на зарплату. То есть из него вы можете видеть, сколько штатных единиц способны обеспечить нормальную деятельность компании и сколько денег надо на зарплату.

Унифицированные формы первичных документов в электронном виде можно найти: раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

Примерно то же самое хотят увидеть из вашего штатного расписания и проверяющие. Налоговой или трудовой инспекциям, ПФР и ФСС предписано запрашивать на проверках штатное расписание, и они это делают. Сопоставляют сведения из него с информацией о зарплатах из трудовых договоров, приказов о приеме на работу, расчетных листков, показаний работников. В частности, для выявления серых выплат, проверки правильности расчета страховых взносов или применения налоговых льго тп. 91 Методических указаний, утв. Постановлением ФСС от 07.04.2008 № 81 ; приложение 1 к Методическим рекомендациям, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п .

Между прочим, встречаются суды, которые поддерживают трудинспекции и штрафуют компании за нарушение трудового законодательства, когда размер оклада, прописанный в трудовом договоре, не соответствует размеру, указанному в штатном расписани иРешение Ленинградского облсуда от 04.08.2011 № 7-478/2011 .

Есть и такая позиция судей: штатное расписание в полной мере подтверждает величину оклада работника наравне с трудовым договором и приказом о приеме на работ уАпелляционное определение ВС Республики Бурятия от 07.11.2012 № 33-3034 . Но не все суды считают штатное расписание необходимым для компании документом, в частности доказывающим уровень зарплат в организаци иПостановление ФАС СЗО от 08.11.2011 № А26-3875/2010 .

Кроме того, штатное расписание может пригодиться в случае спора с работником, уволенным с формулировкой «по сокращению численности/штата работников». Чтобы доказать правомерность увольнени яст. 179 , п. 2 ст. 81 ТК РФ , вы можете представить в суд именно штатные расписания и/или изменяющие их приказы, издававшиеся до и после отказа:

• <или> от каких-либо должностей, если было сокращение штата (предположим, устранена должность старшего кассира);
• <или> от каких-либо штатных единиц, когда прошло сокращение численности (к примеру, вместо трех единиц кассиров осталась одна).

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Штатное расписание с внесенными в него изменениями послужит дополнительным доказательством в случае судебного спора с работником, уволенным по сокращению численности или штата.

И если у вас не будет изменений в штатном расписании на дату издания приказа об увольнении работника по сокращению, суд может восстановить его на работе и обязать вас оплатить ему дни вынужденного прогул аКассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 № 33-3088 .

Так что решение - иметь или не иметь штатное расписание - действительно за вами. И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.

Что записать в штатном расписании

При составлении этого документа можно воспользоваться формой № Т-3утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Обязательной она уже не является, но, чтобы вам не изобретать велосипед, возьмите ее за основу и при необходимости доработайте «под себя». Допустим, в вашей фирме нет надбавок - тогда уберите ненужную графу.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Порядок оформления первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте об учетной политике организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1, содержат необходимые реквизиты, соответствуют требованиям законодательства, привычны в работе. Поэтому рекомендуется продолжать использовать эти формы, в том числе форму № Т-3” .

Мы приводим образец заполнения штатного расписания с использованием унифицированной формы № Т-3.

ООО «Ясные зори»Можно написать полное или сокращенное наименование организации в том виде, как оно записано в учредительных документах наименование организации			Код		Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
		Форма по ОКУД	0301017
		по ОКПО

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ		Номер документа	Дата составления		УТВЕРЖДЕНО
		3Используйте сквозную нумерацию для всех своих штатных расписаний - так удобнее	20.03.2013
на период ________ Период действия штатного расписания можно не указывать, ведь законодательство не устанавливает сроки действия этого документа или обязательные периоды его изменения. Оно может быть утверждено один раз и действовать бессрочно, если изменений в нем не будет. А если понадобятся масштабные изменения в штатном расписании, вам в любом случае лучше утвердить его новую редакцию, даже когда установленный вами период его действия еще не истек с « 1 » апреля 20 13 г. Отдельно указываете дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Так сразу видно, когда оно станет действующим, и не надо заглядывать в приказ о его утверждении					Приказом организации от «25 » марта 2013 г. № 3-5
					Штат в количестве 24 единиц

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификацияРабота по некоторым должностям, специальностям или профессиям связана с предоставлением льгот (например, ранний выход на пенсию по старости) или наличием каких-то ограничений (например, сокращенный рабочий день). В таких случаях наименования этих должностей, специальностей, профессий, а также структурных подразделений, в которых они числятся, должны точно соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках. И все эти названия должны быть одинаковыми в штатном расписании, трудовом договоре, трудовой книжке. Поэтому, если у вас есть, к примеру, вредное производство, тяжелые опасные работы, не забудьте свериться со Списком производств, цехов, профессий и должносте йутв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.74 № 298/П-22	Количество штатных единицЗдесь вы указываете, сколько работников на каждой должности предусмотрено в вашей организации. А также записываете неполные штатные единицы, например, при работе неполное рабочее время - 0,25; 0,5; 0,75 ставки. Лучше сделать штатное расписание максимально полным, то есть вписать в него те должности и такое их количество, которые нужны для работы компании. Тогда в него не придется вносить изменения каждый раз при выходе на работу новых сотрудников	Тарифная ставка, оклад и пр., руб.Оклад надо записать: в твердой сумме (без указания вилки, к примеру 23 000- 30 000 руб.); только в рублях (в у. е. или иностранной валюте - нарушение, за которое трудинспекция может оштрафоват ьст. 5.27 КоАП РФ ); в сумме не ниже 5205 руб. - нынешнего МРОТ для полной ставк ист. 133 ТК РФ ; ст. 1 Закона от 03.12.2012 № 232-ФЗ	Надбавки, руб.Укажите надбавки, предусмотренные законодательством (например, районные коэффициенты за работу в местности с особыми климатическими условиями, доплаты за вредные условия труда). Надбавки, в отличие от оклада, можно записывать: <или> в виде фиксированной суммы в рублях; <или> в процентах от оклада; <или> в виде коэффициента. Премии, бонусы и персональные надбавки здесь расписывать не надо			Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4В этой графе можно поставить прочерк, если надбавки указаны в процентах или коэффициентах. Но для полного расчета ФОТ лучше пересчитать процентные надбавки в твердые суммы и включить их в общую сумму оплаты труда	ПримечаниеВ примечании можно отметить важные для вас особенности режима работы или оплаты по должности. В частности, в этой графе можно: <или> сделать ссылку на локальный нормативный акт, устанавливающий доплаты «за вредность» в более высоком размере по сравнению с предусмотренными законодательством; <или> указать, что по какой-то профессии оплата сдельная
наименованиеНазывать свои структурные подразделения и должности вы можете как хотите. К примеру, «бухгалтерия» или «отдел бухгалтерского учета и экономики», «главный бухгалтер» или «руководитель отдела бухгалтерского учета и экономики»	кодКоды подразделениям вы присваиваете самостоятельно, чтобы можно было определить структуру компании и подчиненность подразделений друг другу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Администрация	01	Генеральный директор	1	46 000	-	-	-	46 000
		Секретарь	1	15 000	-	-	-	15 000
Бухгалтерия	02	Главный бухгалтер	1	34 000	-	-	-	34 000
		Старший бухгалтер	1	28 000	-	-	-	28 000
		Экономист	0,5	28 000	-	-	-	14 000
Отдел закупок	03	Руководитель отдела закупок	1	28 000	-	-	-	28 000
		Товаровед	2,5	22 000	-	-	-	55 000
		Менеджер по закупкам	2	16 000	-	-	-	32 000
Отдел розницы	04	Администратор торгового зала	1	18 000	-	-	-	18 000
		Продавец	3	15 000	-	-	-	45 000
		Продавец-кассир	4	15 000	-	-	-	60 000
Технический отдел	05	Водитель-экспедитор	2	15 000	-	-	-	30 000
		Грузчик	4	12 000	-	-	-	48 000
		Итого:	24		-	-	-	453 000

В этой статье мы раскроем одно из главных понятий кадровой работы. Это штатная единица. Посмотрим, какое место она занимает в штатном расписании, что обозначает конкретно. Подробно распишем, как она вводится, сокращается, обоснуется.

Штатная единица - это...

Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица - это:

• Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
• Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
• Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.

Отличия от родственных понятий

Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.

• Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым - количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
• Ставка и штатная единица. Первое понятие - это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица - это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
• Рабочее место и штатная единица. Первое понятие - это организованное место для труда сотрудника. Второе - работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.

Штат

Штатная единица - это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.

Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).

И еще одно определение. Штатный состав - вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.

По российскому законодательству терминам "персонал", "штат" равнозначны понятия "кадры", "кадровый состав".

Штатное расписание

Содержится штатная единица в штатном расписании. Под ним подразумевается нормативная документация организации, которая оформляет структуру, численность и штатный состав данной фирмы, предприятия, учреждения с указанием размера з/п в зависимости от должности работника. Такое расписание отражает существующее (или планируемое) разделение труда между сотрудниками, прописанное в должностных инструкциях.

"Роструд" определяет данный документ как локальный акт учреждения, в котором фиксируются в сводной форме разделение рабочих обязанностей и условия оплаты трудовой деятельности. Штатное расписание принимается работодателем в рамках его компетенции (российский ТК, ст. 8). Отсюда у него есть полное право самостоятельно вносить изменения в данный акт.

Трудовой Кодекс РФ не требует составления и утверждения штатного расписания. Более того, в нем не содержится даже определения этого явления.

Данный документ ценен для эффективного использования труда работников. С его помощью можно сравнивать подразделения и отделы по численности служащих и рабочих, размеру зарплаты, квалификации. Это необходимые данные для анализа объема проведенных работ, трудовой загрузки сотрудников, уточнения должностных инструкций. Также именно штатное расписание помогает разобраться в целесообразности сформированной структуры организации.

Оформление этого документа происходит только по унифицированной форме Т-3. Она содержит следующие графы:

• Наименование организации.
• Номер документа.
• Дата составления.
• Период действия данного расписания.
• Численность штата.

• Наименование и код данного подразделения.
• Должность, разряд, категория, класс.
• Количество штатных единиц в штатном расписании.
• Оклад либо тарифная ставка.
• Колонки, где указываются существующие доплаты, надбавки и их размер. Подытоживаются графы "Всего".

Подписывается документ главным бухгалтером и начальником отдела кадров. Утверждается приказом руководителя всей организации.

Введение новой штатной единицы

При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход - добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение. В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей. Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.

Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.

1. Определение необходимости ввода единицы в штат.
2. Оформление новой должностной инструкции.
3. Составление докладного документа на имя руководителя.

Разберем озвученные этапы более подробно.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 1

Сразу отметим, что во введении новой штатной единицы это самый сложный этап. Для получения весомых аргументов в сторону пополнения кадрового состава нужно проанализировать стандарты выполнения конкретных должностных обязанностей. И сопоставить эти данные с объемом работы для новой штатной единицы. Затем - комплексный расчет, основанный на организационно-технических условиях выполнения работы в конкретной организации.

Если говорить более определенно, то кадровому работнику предстоит сделать следующее для обоснования штатной единицы.

• Собрать всю статистическую информацию в отношении должности. К ней будет относиться штатная единица: функции, виды работ, операции, трудозатраты.
• При расчетах применяются нормы выработки, времени, предназначенные для конкретного типа работ. Если в организации нет своих нормативных документов такого плана, то используются данные, утвержденные Министерством труда РФ.

После произведения расчетов в отношении трудозатрат работников, уже работающих на данной должности, намечается вывод, что нагрузка (в рабочих часах за месяц) на них превышает норму. Отсюда и требуется расширение штата.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 2

Следующий этап ввода штатной единицы - составление новой должностной инструкции. На основе уже проведенного расчета трудозатрат определяются нормативы работ, которые будет выполнять планируемый работник. На базе их (работ) перечня и составляется проект должностной инструкции.

Обратимся к Письму № 4412-6 "Роструда". Документ свидетельствует, что хоть ТК РФ не содержит в себе упоминаний о должностных инструкциях, они все равно относятся к важной документации организации. Здесь обязательно указывается:

• Трудовая квалификация сотрудника.
• Полный перечень его обязанностей.
• Список квалификационных требований, необходимых для занятия должности.

Работодатель сам решает, как оформить должностную инструкцию, какие изменения в нее внести.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 3

Новая штатная единица, новая должность обычно вводится в определенном структурном подразделении организации. Отсюда третий шаг - обращение начальника этого отдела с докладной запиской к руководству всей компании. Суть документа - обоснование введения новой должности либо расширения штата.

Главным аргументом здесь станут расчеты трудозатрат. Их желательно подтвердить еще и такой информацией:

• Средние показатели по увеличению круга обязанностей по данному виду работ. Если тенденция этого стабильная, то целесообразно будет представить прогноз процесса на 2-3 года вперед.
• Оценка предстоящих затрат: сравнение расходов на увеличение з/п имеющихся сотрудников с расходами на ввод новой штатной единицы.
• Анализ того, как эффективно могут справляться настоящие работники с появившимися у них дополнительными обязанностями.
• Цели, функции задачи, которые не могут быть полностью исполнены кадровым составом в прежнем количестве.

Сокращение штата

Сокращение штатных единиц - один из проблемных пунктов в работе кадровика из-за расторжения трудовых договоров по этой причине. Но вместе с тем, это вполне легальный инструмент для оптимизации числа работников в организации.

Сокращение проходит в несколько этапов:

1. Издание соответствующего приказа.
2. Уведомление работника и предложение ему альтернативы.
3. Уведомления центра занятости и профсоюзов.
4. Собственно, увольнение трудящихся.

Осветим важные моменты этого процесса.

Издание приказа о сокращении

Решение о сокращении штата принимает руководитель. Он же издает и соответствующий приказ. Форма его законодательно не утверждена. Однако приказ о проведении мероприятий по сокращению обязательно должен содержать:

• дату проведения данных мероприятий;
• сроки уведомления сотрудников;
• информацию об изменении штатного расписания.

Процесс сокращения

1. Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, - не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
2. Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет - увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
3. Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение - за 3 месяца.

Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:

Завершение сокращения

Заключительные три этапа:

1. Издание приказа об увольнении по форме Т-3. Основание - приказ о сокращении штата.
2. Соответствующая запись в трудовой книжке работника по п. 2. ч. 1 статьи 81 ТК.
3. Начисление полагающихся выплат: выходного пособия, а также среднего заработка в течение 2 месяцев поиска новой работы. Дополнительная компенсация тем трудящимся, которые решили уволиться, не дожидаясь окончания 2-месячного срока.

Таким образом, количество штатных единиц - это число сотрудников, занятых на определенной должности. Кадровому работнику также важно знать основные аспекты ввода и сокращения этих единиц.

* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.
Кто должен заниматься составлением штатного расписания ? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду.
Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана , то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная формулировка приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания может быть такой:

ПРИКАЗ
О возложении обязанности по подготовке проекта штатного расписания.

В связи с необходимостью разработки штатного расписания,
Приказываю:
1. Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания
на заместителя генерального директора по финансовым вопросам Сидорова В.Е.
2. Согласовать проект штатного расписания с руководителями всех подразделений.
3. Установить срок создания проекта штатного расписания до 02 декабря 2019 года.

Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается обычно на 1 января ежегодно и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения (также приказом).
Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Пример текста приказа об утверждении штатного расписания:

ПРИКАЗ
Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить штатное расписание от 25 декабря 2018 года № 04 с составом в количестве 45(сорока пяти) штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 967 345(девятьсот шестьдесят семь тысяч триста сорок пять) рублей.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (статья 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании :
ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих;
ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов.
Для составления штатного расписания используется форма № Т-3 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать (все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой то раздел унифицированной формы вам не нужен (например, в вашей организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется.
Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации.
В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.
Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы , предусмотренной в смете.
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся а именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках.
Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда , т.е. льготная категория при оформлении пенсии.
В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц.
В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75.
Как показывают результаты проверок Рострудинспекции, наибольшее количество недочетов выявляется при заполнении графы "оклад" штатного расписания.
При заполнении данной графы предприниматели часто допускают ошибки, указывая диапазон значений, например, 5 000 - 7 000 рублей. Понятно, что два человека, занимающие одинаковые должности в одной организации, могут работать по-разному и получать разную зарплату. Для отражения таких особенностей в штатном расписании существует специальная графа "надбавки" или вводят однотипные по сути штатные единицы ведущий менеджер и менеджер или помощник менеджера, старший экономист и экономист, но должностные оклады которых различны.
следует утверждать не реже одного раза в год , причем его необязательно доводить до сведения работников.
Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ).
В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и грамотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.
Штатное расписание должно быть прошито, пронумеровано, скреплено печатью организации и подписью руководителя . Его подписывают главный бухгалтер и руководители структурных подразделений. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписать каждый лист или поставить свою подпись один раз (в конце документа). После этого штатное расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного им лица и вступает в силу.

Вариант заполнения формы Т-3
(для увеличения изображения кликнуть по картинке)

ВАРИАНТ ПРИКАЗА

ООО «Парус»

Об утверждении штатного расписания.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2019 года штатное расписание в количестве 150 (ста пятидесяти) единиц с месячным фондом заработной платы 2 915469,14 (два миллиона девятьсот пятнадцать тысяч четыреста шестьдесят девять) рублей 14 копеек.
2. Штатное расписание от 29.10.18г. № 4 полагать утратившими силу
с 01 января 2010 года.
3. Начальнику отдела кадров Бубновой М.Ю., руководителям структурных подразделений в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации руководствоваться утвержденным штатным расписанием при оформлении приема на работу и перевода на другую работу сотрудников ООО «Парус».

С приказом ознакомлен:

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых , можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых , как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим :
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом,
устранение дублирования функций и т. д. Вариант заполнения формы Т-3

ВАРИАНТ ПРИКАЗА

Общество с ограниченной ответственностью «Парус»
ООО «Парус»

О внесении изменений в штатное расписание.

В связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию управленческой работы,-
ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание № 462-л от 29 октября 2018 года следующие изменения с 01 января 2019 года:
1. Исключить:
1.1 Организационный отдел:



- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей;
1.2 Административно-управленческое подразделение
- должность экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 979,10 рублей;
2. Ввести:
2.1 Административно-управленческое подразделение
- должность старший экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 13 226,73 рублей;
- должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей;
- должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей;
- должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей;
- должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей.
Основание: план совершенствования организационной структуры ООО «Парус».
Директор подпись Н.К.Трубников
С приказом ознакомлен:

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.
Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника . Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.
Пример внесения записи:

В связи с изменением штатного расписания № 12 от 24.09.2018г. приказываю:
1. Переименовать должность "секретарь приемной" в должность "секретарь аппарата управления".
2. Внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию до 10 марта 2019 года.
3. Ответственными назначить специалиста отдела кадров Панину А.В.
и главного бухгалтера Соколову Л.Д.

Пример внесения записи в трудовую книжку.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ).
Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника , а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника
2. Изменение окладов
Так как условие оплаты труда - существенное условие трудового договора, то об изменении этого условия работодателем работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца до введения указанного изменения
Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:
1. Трудовой договор.
Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору.
Пример внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
Еще раз обращаю внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору от 10.03.2011 № 123.

Открытое акционерное общество «Север» в лице генерального директора Колобова Константина Сергеевича, действующего на основании устава, именуемого в дальнейшем "работодатель", с одной стороны, и секретарь приемной Смирнова Марина Юрьевна, именуемая в дальнейшем "работник", с другой стороны, договорились о нижеследующем:
1. Заменить в пункте 1.2 договора слово приемную на слова отдел электроники.
2. В пункте 3.2 договора словосочетание оклад в размере 7000 рублей заменить на оклад в размере 12 000 рублей.
3. Внести в договор пункта 5.6 следующего содержания: Работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск 6 календарных дней.
4. Данные изменения оформлены в двух экземплярах и являются обязательным приложением к трудовому договору, заключенному между сторонами.
2.Личную карточку Т-2 (раздел.3)

ВАРИАНТ

СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору №16 от 10.10.2015г., заключенному
между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем

о внесении изменений в трудовой договор
в связи с переводом работника на другую работу

г. Самара

Общество с ограниченной ответственностью «Парус» , именуемое «работодатель», в лице генерального директора Антонова Павла Алексеевича , действующего на основании Устава, с одной стороны,
и Петров Олег Аркадьевич , именуемый «работник» (паспорт 18 04 333615, выдан 10.02.2003г. Центральным РОВД г.Самара), с другой стороны,
в связи с поступившим от работника заявлением о переводе на должность юрисконсульта,
заключили настоящее соглашение о внесении изменений в трудовой договор.
1. Исключить из трудового договора №16 от 10.10.2015г., заключенного между ООО «Парус» и Петровым Олегом Аркадьевичем (именуемого далее – Трудовой договор) следующие пункты: п. 1.7, п.1.9.

2. Изложить в новой следующей редакции пункты 1.1, 4.1 и 5.1 Трудового договора:
«1.1. Работник принимается на должность юрисконсульта в юридический отдел работодателя.
По настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обязанности, определенные настоящим договором и должностной инструкцией работника, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у работодателя.
С должностной инструкцией юрисконсульта работник ознакомлен.
Дата начала работы, то есть дата, с которой работник обязан приступить к работе в должности юрисконсульта - 20 мая 2019 года .»

«4.1 Работнику устанавливается 40 - часовая рабочая неделя, нормированный рабочий день.
Время начала, окончания работы, перерывов в работе определяется следующее:

Понедельник - пятница
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 18.00
Предпраздничные дни
Начало работы 9.00
Перерыв на обед 13.00-14.00
Окончание работы 17.00

Работнику предоставляются выходные дни: суббота, воскресенье».
«5.1.Работодатель обязуется ежемесячно выплачивать работнику оклад в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей».
3. Условия трудового договора, не затронутые настоящим соглашением, остаются неизменными.
4. Настоящее соглашение, а соответственно и все оговоренные им изменения к трудовому договору, вступают в силу с 20 мая 2009 года.
5. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
6. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Реквизиты и подписи сторон

Работодатель: Работник:

ПРОЦЕДУРА ИЗМЕНЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Штатное расписание – это локальный корпоративный документ , определяющий и оформляющий штатную структуру организации, который часто не принимается во внимание начинающими предпринимателями, потому что Российское законодательство якобы лояльно относится к данному документу и к вопросу о его составлении.

Однако это не более чем миф. В данной статье мы рассмотрим все законодательные вопросы, связанные со штатным расписанием в РФ, рассмотрим виды и подвиды данного типа документов, примеры заполнения, а также узнаем самое основное: как правильно составить штатное расписание?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Подвиды штатного расписания

Для чего нужно штатное расписание читайте в нашей .

Для ООО

Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:

Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.

Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.

Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.

Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.

Графа 3 «должность (профессия, специальность) , ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.

Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.

Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.

Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.

Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).

Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.

Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.

Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.

Пример штатного расписания для производственного предприятия.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Для бюджетной организации

Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам .

Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.

Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией , регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.

Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.

Для индивидуального предпринимателя

В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет , в отличие от бюджетных учреждений и ООО.

Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие - оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.

Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.

Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.

Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).

Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.

Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?

Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.

Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.

При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.

Кто составляет штатное расписание?

Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?

В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37 , оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

Также руководством может быть составлен , перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.

В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.

Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.

Структура штатного расписания и срок действия

В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год . Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

С чего начать – порядок оформления

Для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

Правила и инструкция заполнения

Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.

Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.

В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.

Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.

Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.

Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.

Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.

Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.

Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике:

Штатное расписание - нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, .

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

наименование структурных подразделений;

наименование должностей, специальностей, профессий;

количество штатных единиц;

размер оклада и (или) тарифной ставки;

наличие и размер надбавки;

прочие сведения.

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

"Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

При этом заполняются следующие графы:

графа 1 "Наименование структурного подразделения";

графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

Руководителя кадровой службы;

Главного бухгалтера.

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Штатное расписание: подробности для бухгалтера

• Штатное расписание в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»

  Документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Данный документ... документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»). Его удобно...

• Штатное расписание учреждения здравоохранения

  Оформления и корректировки штатного расписания медицинской организации. Штатное расписание учреждения здравоохранения является... труда учреждения. Сроки утверждения штатного расписания. Штатное расписание учреждения здравоохранения составляется по... Принципы составления штатного расписания. Процесс описан в порядке составления штатного расписания учреждениями здравоохранения... увольнения. Сроки хранения штатного расписания. Сроки хранения штатного расписания установлены Приказом Минкультуры...

• Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

  Раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Штатное расписание» и нажать ссылку « Изменить текущее штатное расписание» или же зайти... в раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» и... вносить изменения в штатное расписание при помощи документа « Изменение штатного расписания ». Штатное расписание – не обязательный, но...

• Индексируем заработную плату в «1С»

  Изменения штатного расписания (в разделе « Настройка » – « Кадровый учет » – ссылка « Настройка штатного расписания » ... штатного расписания »). Основным документом, которым следует регистрировать индексацию заработка в штатном расписании, становится «Изменение штатного расписания... документа «Изменение штатного расписания» После внесения изменений в штатное расписание сохранение производится по... увеличения показателей идентичен документу « Изменение штатного расписания » – по кнопке « Заполнить...

• Ошибки при начислении и выплате заработной платы

  По должности, которой нет в штатном расписании? Можно ли установить на... по должности, которой нет в штатном расписании. Производя доплату за счет... должности, которая не предусмотрена штатным расписанием и не заявлена в планах... руб. ежемесячно при отсутствии в штатном расписании учреждения такой должности. Кроме... делопроизводителя, которая не предусмотрена штатным расписанием учреждения и не была заявлена... по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием...

• «Справочник кадровика» – ответы на вопросы о работе в «1С:ЗУП 8»

  Способа ведения штатного расписания: учет без ведения штатного расписания, учет с использованием штатного расписания без ведения... истории, учет с использованием штатного расписания... « Кадры » появится подраздел « Штатное расписание », в позиции штатного расписания появится возможность указать дату... в базу документа « Изменение штатного расписания » либо « Утверждение штатного расписания ». Подробная инструкция по...

• Если в компании нет специалиста по охране труда

  Какую должность занимает сотрудник согласно штатному расписанию. Если у него есть соответствующие... за совмещение, так как в штатном расписании организации отсутствовала должность, доплату за... по иной профессии (должности), предусмотренной штатным расписанием организации. Кроме того, вопрос о... труда при отсутствии ее в штатном расписании рассматривался специалистами Роструда на сайте... совмещении с должностью, не предусмотренной штатным расписанием, невозможно. Однако они не пояснили...

• Как бухгалтеру работать без кадровика: БухСофт 2020 защитит от ошибок в кадровом учете

  Не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные... штатное расписание или доработать прежнее. Выпускать новую редакцию штатного расписания более безопасно, чем раздувать штатное расписание... . В БухСофт всегда можно подготовить штатное расписание по фактически занятым должностям. Это... просто начинает действовать новая редакция штатного расписания. Ошибка № 4. Не взяли с...

• Можно ли сократить рабочий день в организации в связи со сложной экономической ситуацией?

  Нужно ли вносить изменение в штатное расписание? По данному вопросу мы... не обязан вносить изменения в штатное расписание организации при введении неполного... работать на часть ставки. Штатное расписание же представляет собой документ, ... принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников организации... в любое время вносить в штатное расписание изменения, влекущие как уменьшение... приведении количества штатных единиц в штатном расписании в соответствие с фактически...

• Неэффективное использование бюджетных средств в сфере образования

  Необоснованное содержание сверхштатных единиц Под штатным расписанием (форма Т-3) понимается... п. 10 Положения № 583 штатное расписание федерального учреждения утверждается руководителем этого... обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием. В ходе проверки было... по профессионально-квалификационной группе. Действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность « ... закупок. Кроме того, действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность «контрактный...

• Нормы труда на работы в организациях исполнительских искусств

  ... : Диапазон расчетных ставок Округление для штатного расписания Менее 0,13 Отбрасывается 0 ... работ). Обратите внимание: при формировании штатных расписаний учреждений рекомендуется использовать созданный в... труда интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры», размещенный в Интернете... оказанию учреждениям помощи в формировании штатных расписаний и использовании при работе в...

• Временный перевод. Как он становится постоянным?

  По должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации... этого следует внести изменения в штатное расписание: ввести в него новую должность... . Тогда просто вносятся изменения в штатное расписание и трудовой договор. В обоих... перевода устанавливается должностной оклад, предусмотренный штатным расписанием по должности главного бухгалтера в... .2019 зарплату в соответствии со штатным расписанием. Директор Колесников /В. И. Колесников...

• О некоторых вопросах заключения гражданско-правовых договоров

  Если такой должности нет в штатном расписании? Трудовым законодательством не установлена обязанность... (специальности), предусмотренной штатным расписанием организации. Но бывает, что должность штатным расписанием предусмотрена, а подходящего...

• Нюансы выполнения дополнительной работы

  Обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает... , водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции. Бывает, что... при наличии свободных вакансий, предусмотренных штатным расписанием, иначе осуществление доплат за выполнение... -правового характера. Лучше включить в штатное расписание новую ставку или 0,5 ...